Arbetsordning för styrelsen och kommittéer.

Styrelsesammanträden

Styrelsen skall sammanträda 11 ggr per år, den tredje tisdagen i varje månad förutom juli månad. Härutöver skall sammanträde hållas om en styrelseledamot eller ridskolechefen så begär. Vid varje sammanträde skall protokoll föras.

Kallelse till styrelsemötet skall vara varje styrelseledamot/suppleant tillhanda senast en vecka innan styrelsemötet äger rum. Ledamoten skall samtidigt med kallelsen få med föregående mötes protokoll. Kallelse till sammanträdet skall ske genom e-post.

Styrelsesuppleanterna har alltid rätt att delta i styrelsemötena och skall ingå i styrelsens kommittéarbete.

Styrelsen ansvarar för att samtliga klubbens kommittéer är verksamma.

Verkställande utskottet (VU)

Verkställande utskottet som består av ordförande, kassör, vice ordförande, sekreterare samt ridskolechefen kan sammanträda mellan styrelsemötena om så behövs för att bereda/besluta ett brådskande ärende. Minst tre skall vara närvarande. Ett möte i VU skall protokoll-föras. På kommande styrelsemöte skall information lämnas till övriga i styrelsen om den fråga som har avgjorts av VU.

Arbetsfördelning

Ordförande

• Skall ansvara för att styrelsemötena och beslut fattas i enlighet med föreningens stadgar.
• Ansvara för att förberedelserna inför årsmötet hålls i enlighet med föreningens stadgar så att årsmötet kan äga rum på ett korrekt sätt.
• Tillsammans med ridskolechefen ansvara för personalen.
• Ha ett övergripande ansvar för verksamheten.

Vice ordförande

• Skall träda i ordförandes ställe när så behövs.

Kassör

• På varje styrelsemöte lämna en ekonomisk rapport för styrelsen
• Upprätta årsbokslut, årsredovisning
• Tillsammans med de olika kommittéerna och ridskolechefen upprätta en budget för kommande verksamhetsår.
• Stödja och informera övriga i styrelsen och personal i Enköpings ridklubb i ekonomiska frågor.
• Stödja ungdomssektionens kassör i dennes arbete.

Kassören skall tillsammans med ekonomipersonal ansvara för att

• Löpande bokföring och avstämningar sker enligt redovisningsrådets rekommendationer.
• Löpande fakturor attesteras och betalas inom förfallotiden.
• Löner och andra ersättningar räknas och utbetalas och att kontrolluppgifter och AMF uppgifter sammanställs och redovisas till berörda myndigheter.
• Skatter och avgifter redovisas till myndigheter och betalas i rätt tid.
• Fakturering och bevakning av kundfordringar sker löpande.
• Kontantkassan avstäms regelbundet.

Sekreterare

• Skall tillsammans med ordförande upprätta en dagordning inför varje styrelsemöte.
• Skicka ut kallelse tilla alla medlemmar i styrelsen senast en vecka innan styrelsemötet, kallelsen skickas via e-mail.
• Föra anteckningar på styrelsemötet, skriva rent och distribuera protokollet till ordf. för justering samt till mötet justeringsman. Protokollet skall därefter skickas till alla i styrelsen inkl. ridskolechef samt till klubbens revisor. Ett original av protokollet skall förvaras i pärm på kontoret vid Enköpings ridklubb.
• En förkortad version av styrelseprotokollet skall läggas ut på hemsidan under rubriken styrelseprotokoll. Syftet med den förkortade versionen är att ge medlemmarna inblick i vad som diskuteras på styrelsemötena. Uppgift om personalfrågor utelämnas. 
• Efter årsmötet skall sekreteraren sammanställa uppgifter på den nya styrelsen och skicka in dessa till distriktet och Svenska ridsportförbundet samt klubbens hemsida. Skapa och underhålla adresslistan för styrelsen. Skicka in uppgifter om medlemsantalet till distriktet och SvRF varje år.
• Medlemmar som fyller 40, 50 och 60 år uppvaktas av ridklubben. De som gör en stor insats uppvaktas med present eller blommor och övriga uppvaktas med ett kort. En lista på de som fyller jämnt går att få från medlemsregistret.

Tävlingskommittén ansvarar i samarbete med klubbens styrelse för

• Övergripande policy för klubbens tävlingsverksamhet ( Bilaga 1 )
• Policyn för ersättning till klubbens tävlande medlemmar  ( Bilaga 2 )
• Policyn för förtäring till funktionärer vid klubbens tävlingar
• Anmälan av lag till distrikt och förbund i samarbete med klubbens administratör som sköter inbetalning av avgifter.
• Upprättande av tävlingspropositioner i samarbete med hopp- respektive dressyrkommittén.
• Ansvara för ansökan avseende kommande tävlingstermin och insändande av propositioner till distrikt respektive förbund, samt utläggning på vår hemsida med koppling till internetanmälning.
• Tillsammans med grenansvariga tillse att det finns en hopp- och dressyr-kommitté.
• Ansvara för att hemsidan är uppdaterad beträffande tävling.
• Planera och genomföra ”licenskvällen” och funktionärskväll.
• Sammansättningen en ordf., en sekreterare , två till tre repr från hoppkommittén samt två till repr. från dressyrkommittén samt repr. från personalen.

Hoppkommittén

• Ansvara för att hoppkommittén bedriver verksamhet i enlighet med Enköpings Ridklubbs stadgar.
• Löpande informera styrelsen om verksamhetens utveckling genom rapporter på styrelsemötena.
• Planera och hålla i möten för hoppkommittén under terminerna samt vid behov anordna uppföljningsmöte efter tävling.
• Skall vara en kommunikationslänk mellan ridklubbens hoppintresserade medlemmar och styrelsen.
• Skall utse tävlingsledare till och genomföra alla klubbens tävlingar.
• Skall i förekommande fall anmäla tävlingarna till Jordbruksverket.
• Skall följa upp tävlingens ekonomiska utfall och rapportera detta till styrelsen.
• Ansvara för att utse lagledare till allsvenskor/lagtävlingar samt informera om lagledarens ansvar enligt gällande dokument (se bilaga 3).
• Ansvara för att de instruktioner som styrelsen meddelar och den verksamhetsplan som styrelsen upprättar hålls.
• Skall till TK inkomma med förslag på tävlingsupplägg för nästkommande år senast till TK:s junimöte.
• Den grenansvarige lägger fram sin del av verksamhetsplanen, äskande om investering, förslag till tävlingstermin samt förslag på antal lag i Enköpings Ridklubbs namn som sedan fastställs av styrelsen.
• Den grenansvarige har möjlighet att delegera sitt ansvar till annan klubbmedlem som är väl insatt i detta område.
• I samarbete med ridskolan tillse att verksamheter i form av träningar, föredrag m m genomförs för hoppintresserade.
• Lämplig sammansättning av kommittén: En styrelserepresentant, en repr för ponny, en för häst privat, en för ponny en för häst ridskola samt en för de tävlande.

Dressyrkommittén

• Ansvara för att dressyrkommittén bedriver verksamhet i enlighet med Enköpings Ridklubbs stadgar.
• Löpande informera styrelsen om verksamhetens utveckling genom rapporter på styrelsemötena.
• Planera och hålla i möten för dressyrkommittén under terminerna samt vid behov anordna uppföljningsmöte efter tävling.
• Skall vara en kommunikationslänk mellan ridklubbens dressyrintresserade medlemmar och styrelsen.
• Skall utse tävlingsledare till alla tävlingar.
• Skall följa upp tävlingens ekonomiska utfall och rapportera detta till styrelsen.
• Ansvara för att utse lagledare till allsvenskor/lagtävlingar samt informera om lagledarens ansvar enligt gällande dokument (se bilaga 2).
• Ansvara för att de instruktioner som styrelsen meddelar och den verksamhetsplan som styrelsen upprättar hålls.
• Skall till TK inkomma med förslag på tävlingsupplägg för nästkommande år senast till TK:s junimöte.
• Den grenansvarige lägger fram sin del av verksamhetsplanen, äskande om investering, förslag till tävlingstermin samt förslag på antal lag i Enköpings Ridklubbs namn som sedan fastställs av styrelsen.
• Den grenansvarige har möjlighet att delegera sitt ansvar till annan klubbmedlem som är väl insatt i detta område.
• I samarbete med ridskolan tillse att verksamheter i form av träningar, programridning föredrag m m genomförs för dressyrintresserade.
• Genomföra klubbens dressyrtävlingar.
• Lämplig sammansättning: n representant från styrelsen en från ponny reps. häst privat samt en från ponny resp häst ridskola samt en från de tävlande.

Cafeteriakommittén

• Skall verka för cafeterians ekonomi.
• Skall tillsammans med ridklubbens personal svara för att rutinerna för hygien följs i cafeteria och kök enligt gällande lagstiftning.
• Hålla i cafeteriamöten.
• Ansvara för att det finns en ansvarig i cafeterian vid varje evenemang på ridklubben samt ideell bemanning.
• Planera och utse ansvarig för olika temakvällar.
• Utse ansvariga för funktionärsfika och funktionärsmat.
• Hålla styrelsen informerad om cafeteriaverksamheten på varje månadsmöte.
• Lämpligt antal deltagare i kommittén är fem personer.

Sponsorkommittén

• Ansvara för att befintliga sponsoravtal följs.
• Ansvara för att den löpande faktureringen följs.
• Hålla sponsorpärmen uppdaterad.
• Ansvara för att sponsringspolycin hålls levande och föreslå för styrelsen de ändringar som kan behövas.
• Samordna sökandet av nya sponsorer och samarbetsparters.
• Utveckla och förbättra de rutiner som finns samt söka nya och vårda gamla sponsorer.
• Ansvara för nytecknande av sponsoravtalen.
• Lämpligt antal deltagare är tre till fem personer.

Anläggningskommittén

• Skall ansvara för det underhåll av anläggningen som åligger Enköpings ridklubb.
• Skall delta i de möten med Enköpings kommun som berör anläggningen.
• Skall göra en årlig inventering av det underhållsbehov som anläggningen har samt göra en budget för de renoveringar och underhåll som vi skall svara för.
• Lämpligt antal deltagare är tre till fem personer.

Utbildningkommittén

• Vara övriga kommittéer och personal behjälplig med att planera kurser för medlemmar utifrån det behov som ridklubben har och som fastställs av styrelsen.
• Vara ridklubbens kontakt med SISU för projektansökningar och information.
• Göra en årsplan för kursverksamheten som styrelsen sedermera skall fastställa.

Hemsideskommittén

• Se till att alla i klubben har tillgång till tydlig och enkel information genom hemsidan.
• Vara övriga kommittéer och personal behjälplig med att sprida information.
• Se till att styrelseprotokollen läggs ut på hemsidan.

Tagen styrelsen i Enköpings ridklubb

Margit Stenholm

ordf